입주자대표회의 회의록, 이렇게 작성하고 보관하세요

회의록은 입주자대표회의의 의결을 증명하는 핵심 문서입니다. 무엇을 담고 어떻게 보관·공개해야 하는지 준칙 제30조를 기준으로 정리합니다.

회의록에 반드시 담을 것

준칙 제30조제1항은 세부 안건명, 주요 내용, 표결 인원(찬성·반대·기권) 수를 명확히 표기하도록 정합니다. 의결 구성원의 정원·현원·참석 인원과 의결정족수도 함께 기록합니다.

• 회의 명·일시·장소·주관자·참석자
• 세부 안건명과 주요 내용
• 안건별 표결 인원(찬성·반대·기권) 수와 결과
• 의결 구성원의 정원·현원·참석자·의결정족수

서명·확인 절차

1. 회의록은 참석한 동별 대표자의 확인 및 서명을 받습니다(제30조제1항·제2항).
2. 참석 구성원은 오기를 정정한 뒤 반드시 본인의 서명으로 명기합니다.
3. 확인·서명을 마친 회의록은 지체 없이 관리주체에게 보관하게 합니다.

무기명 의결의 경우 비고란에 찬성·반대 표결 수만 명기하고, 개인정보 보호법을 준수해 공개합니다.

공개와 보관

• 관리주체는 회의 결과를 회의록 보관일(공휴일 제외)로부터 3일 이내에 입주자대표회의 명으로 5일간 공개합니다(제30조제3항).
• 회의는 녹음하여야 하며, 녹음물·녹화물은 회의록과 함께 5년간 보관합니다(제30조제4항).
• 입주자등이 열람을 청구하거나 본인 비용으로 복사를 요구하면 이에 응합니다.

지역·단지마다 세부 절차가 다를 수 있으니, 우리 단지 관리규약과 함께 확인하시기 바랍니다.